Kirjanpito-ohjelmisto, joka syntyi kirjanpitäjien tarpeesta
Tämä tarina alkoi vuosikymmen sitten, kun Talenomilla huomattiin, että markkinoilta puuttuu ohjelmisto, joka aidosti tukisi kirjanpitäjien työtä ja mahdollistaisi työn automatisoinnin.
Päätettiin rakentaa oma ratkaisu, joka tänä päivänä tunnetaan nimellä Easor – moderni taloushallinnon alusta, jonka juuret ovat suomalaisen tilitoimistoalan kehityksessä ja joka on nyt kaikkien tilitoimistojen saatavilla.
Juha Jutila
Senior Sales Manager
Työprosessien kehittäminen loi pohjan automaatiolle
Kun kirjanpidon työprosesseja lähdettiin aikanaan kehittämään, tavoitteena oli ennen kaikkea parantaa laatua ja tuottavuutta. Pienilläkin muutoksilla huomattiin olevan iso vaikutus: virheiden määrä väheni ja työ nopeutui. Samalla rakennettiin perusta sille, mitä myöhemmin kutsumme automaatioksi.
Yhtenäiset toimintamallit ja sujuvat, kuvatut prosessit ovat edellytys automaation rakentamiselle ja hyödyntämiselle. Vain säännönmukaista tekemistä voi automatisoida.
Kahden kulttuurin kohtaaminen – kirjanpitäjät ja ohjelmistokehittäjät
Kirjanpitotyö perustuu pitkälti sääntöihin, jotka nousevat joko lainsäädännöstä tai asiakkaiden tarpeista. Tämä tekee siitä erityisen otollista automatisoitavaksi. Kun markkinoilta ei löytynyt ohjelmistoa, joka olisi vastannut tilitoimiston prosesseihin ja tarpeisiin, tehtiin yksi historian merkittävimmistä päätöksistä: oma ohjelmisto rakennetaan alusta asti itse.
Alusta alkaen pidimme tärkeänä, että ohjelmiston tulisi saada kirjanpitäjässä aikaan Wau-efekti. Ohjelmiston täytyy siis yksinkertaistaa ja selkeyttää monimutkaiseksi muuttunutta kirjanpitotyötä sekä tarjota mahdollisimman paljon mahdollisuuksia rutiinien automatisointiin. Tätä varten koottiin Smart Accounting -tiimi kirjanpidon asiantuntijoista, jotka määrittelivät ominaisuuksia ja toimintoja, joista he olivat työssään aina unelmoineet. Käyttöliittymäsuunnittelija piirsi nämä määritykset visuaaliseen muotoon ja ohjelmistokehittäjät ryhtyivät rakentamaan ratkaisua.
Kyse ei ollut pelkästään ohjelmiston kehittämisestä, vaan myös kahden työkulttuurin kohtaamisesta. Kirjanpidon asiantuntijat opettelivat ymmärtämään ohjelmistojen logiikkaa, kun taas koodarit ja IT-asiantuntijat sukelsivat kirjanpidon periaatteisiin. Yhteistyö oli välillä haastavaa, mutta myös hauskaa ja palkitsevaa. Ja lopputuloksena syntyi järjestelmä, joka todella vastasi käyttäjiensä tarpeisiin.
Kehitystä askel kerrallaan
Kirjanpidon prosessien, maksuliikenteen ja reskontrien muuttaminen täysin automatisoiduksi kokonaisuudeksi ei tapahtunut kerralla. Kehitystyötä vietiin eteenpäin vaiheittain, aina selkeästä osa-alueesta toiseen. Matalalla roikkuvat hedelmät, kuten robotiikan hyödyntäminen rutiineissa, poimittiin ensin. Näin hyödyt näkyivät nopeasti käytännön työssä ja resursseja vapautui jatkokehitykseen.
Digitaalisuuden ja automaation tuomat hyödyt
Tämän yhteistyön tuloksena on taloushallinnon prosessi, joka pohjautuu sataprosenttisesti digitaaliseen aineistoon ja automaation maksimaaliseen hyödyntämiseen.
- Kirjanpitoaineisto kootaan digitaalisesti ja paperiset tositteet skannataan tulkintaohjelmiston kautta.
- Ohjelmisto poimii laskuilta toimittajatiedot, summat ja verokannat, joten manuaalinen näpyttely vähenee minimiin.
- Digitaalinen aineisto kulkee kirjanpitojärjestelmän läpi ympäri vuorokauden.
- Kirjanpitäjän laatimat säännöt ja tekoäly tiliöivät tositteet automaattisesti.
- ALV-laskelma, tase ja tulos pysyvät jatkuvasti ajan tasalla.
Näin kirjanpitäjän työ on siirtynyt manuaalisesta rutiinista laadunvarmistukseen ja asiakkaiden tukemiseen.
Tästä syntyi Easor
Vuoteen 2025 asti kirjanpito-ohjelmisto palveli vain Talenomin omia kirjanpitäjiä, sillä se oli alun perin luotu tehostamaan kirjanpitäjien työtä yrityksen omassa käytössä. Sitten otettiin ratkaiseva askel: ohjelmisto avattiin kaikille tilitoimistoille ja kirjanpitäjille, ja samalla se sai uuden nimen: Easor.
Easorin ydin on kuitenkin pysynyt samana alusta asti. Sen tehtävä on helpottaa arkea, vapauttaa aikaa ja antaa kirjanpitäjälle mahdollisuus keskittyä siihen, missä hän on korvaamaton: asiakkaiden auttamiseen ja neuvontaan.